团队的内部管理要畅通

团体的工作要顺利开展，需要良好的内部沟通机制，这包含了自上而下信息的通畅，也包含了自下而上的信息通畅。信息的沟通主要以声音邮件、电子邮件、各种备忘录以及各种会议等实现。在这一点上，麦肯锡公司所采取的方法与任何现代组织并无差异，但以麦肯锡多年的工作经验，我们还是能从中现不少使内部沟通的独特的方法，这对我们还是有所裨益的。

信息很重要，但更重要的是让信息流动起来。在这里顺便提一下“蘑菇法”，说的是把蘑菇施好肥，让它们处于暗中，观察一下它们会长成什么样子。许多人可能没注意到蘑菇法是可以双向运用的，这就是说它同样影响到领导，也就是把领导置于黑暗中，让他蒙在鼓里。不论从哪个角度讲，“蘑菇法”的结果只会使效率降低，而团队的成功，取决于信息的流动。

要保证团队成员了解项目的大致框架，尤其在大项目实施期间更要注意，这是保证信息畅通的重要环节。让大家了解自己工作的目标是什么，了解自己工作的价值所在，这样工作起来才会心明眼亮目标明确，如果对此大家都蒙在鼓里，工作的目标不明确，也不了解工作的价值所在，这样势必会影响到士气，低落的士气是会影响工作的进度和质量的。而在信息畅通的前提下，人们会焕出精气神，这种精气神会直接使项目受益。因为一般成员比领导更接近事情本身，因此对于一般成员来讲，信息通畅的意义就更大了。

信息畅通还表现在我们既要了解领导的意图，也要让领导了解团队工作的进展，这对领导层及时掌握情况，及时解决工作中的问题，使计划能够按期完成，都有意义。

内部信息的交流主要以消息和会议的形式实现，我们先来关注一下会议的形式。会议为信息交流提供了一个平台，它可以让团队全体成员在一起分享信息，加强了队员之间的沟通和联系，使每个人都能认识到自己是团队中的一员，是团体的组成部分。麦肯锡前项目经理苏扎乐·托司尼现在是Frdd Mao公司的高级管理人员，他就认为，一个会议能否成功，关键在于能否确保团体的每个成员都能出席。要做到这一点，就要使会议的日程成为每个人日程安排的重要一项。会议的举行要有议题，如果没有什么议题，则提前通知取消会议。

会议确定召开后，接下来就要确定议程和领导，这也是会议成功的关键因素。议程数量不在多，要保证质量，使参会人员能集中掌握重要议题、事项以及问题展的最新动态。某些不太急的事情不妨暂缓讨论，或观察一段时间再定。作为领导，在掌控会议议程时，要尽可能做到议题精炼，必要的会议一定要开，有必要时可能还要多开几次会，但无关紧要的会议则坚决不开。

信息的沟通方式很多，有些地方你也许并不在意，却也是沟通信息的独特方式，比如在去餐厅的路上，在写字楼的走廊里，在客户单位，只要是一切与人接触的地方，都是获取信息的场所。在这样的场所与人聊聊天，相互介绍一下各自的情况，都可以获得很多信息，甚至是很有价值的信息。这样的聊天好像很随意、很随机，但不要轻视。

信息沟通要做到经常性、公开性，不论选择哪种方式，这个工作都是十分重要的，对你的团队来说会起到鼓舞士气增强凝聚力的作用，这样做会加快工作步伐，提高工作效率。

我们正处于信息大爆炸的时代，对信息做筛查是非常重要的，一个有效的信息一般要具备三个条件，即简洁、完整和结构。无论是我们接受还是出，具备了这三项条件，才称之为好的信息，才能被人理解。

有效的信息和有效的情况具有相同的特征，我们接触的每一个信息，电子邮件、声音邮件或备忘录，乃至手写的便条，其实都是一份微缩的情况说明书，通过它们向受众说明情况，让受众了解情况。因此，它必须是简洁的，观点要明确；它还需要完整，就是包含了要告知受众的所有观点；同时它还需要结构完整，就是通过一定的方式将这些观点清楚地告知受众。

（1）简洁

在工作和生活中我们可能会遇到这样的情形，书写一段说明文字时，我们可能会字斟句酌，力求简明扼要，恰到好处，可是一旦变成口头表述，也许就啰唆起来，会罗列很多现象，浪费很多无用的词汇。针对这种现象，我们在传递声音邮件时就要有所警惕了。每当张口讲话前，一定要在内心将要传递的信息做必要的筛检，将它们浓缩成简明扼要的几点，这样才能方便对方接受。必要的话可以先把要讲的话写在纸上。在麦肯锡公司，一些顾问会把要传递的信息书写成文本，当然，这样也许有点过于讲究，我们只要将内容压缩成几点就可以了。

（2）完整

前面讲了简洁，但要注意简洁只是形式上的压缩，而不能因此影响到内容的完整性。一个有效的信息，必须是内容完整充实的，这是我们信息的核心。比如你向上司汇报工作，你不能只是讲我正在干某件事，还要告诉上司事情的前因后果，还有你处理的情况，你的观点和方法。如果这样的内容在你脑海中还未形成，那就不要打扰上司，不要用无用的话耽误上司的时间，当然，那也是耽误自己的时间，直到一切整理完整再去汇报。

（3）结构

信息的传递不是随意就能完美实现的，要想让对方容易理解，你就要对信息做一番整理，除了内容上，在结构上也要有所讲究，即先说什么后说什么。讲究结构的信息，会让对方容易理解和接受。

当然，完美一方面要注意信息的结构，也要注意不要太教条，要做到恰到好处才是。麦肯锡顾问就有过这方面的例子，纽约办事处的一位项目经理在列自己的购物清单时都是按照麦肯锡公司的格式做的，还有一位在夫人的留言机上留下感情信息，也是按照麦肯锡的结构做的。这些是比较极端的例子，我们当然不能像他们那样，但有效信息的三个要素却是要记牢的。